賃貸物件の入居申込みから契約完了までの手続きには、概ね2週間から3週間かかります。日本では就職・入学シーズン前の２月～３月末が繁忙期となり、入居審査等のプロセスには通常よりも時間がかかることが見込まれます。外国人向け賃貸物件は4～7月頃にニーズの高まりが予想されます。仕事や通学等、自身の都合に合わせて入居できるよう、早めの準備で手続きを円滑に進めたいところです。
賃貸契約の際に必要な書類
契約プロセスにかかる期間は状況によって違いはありますが、必要書類はほぼ共通しており大半は申し込みの時点で必要となります。必要書類の準備は手間取ることも多々あるため物件探しを始める段階で用意しておくことがポイントです。国外移住者が賃貸契約をする際には以下の必要が書類となります。
個人での契約
身分証明書（外国籍の場合）
・顔写真がある身分証明書（在留カードまたはパスポートコピー(入居されるご家族分も含みます）
貸主又は管理会社によっては、印鑑証明書（登録済みの場合）又はサイン証明書の提出が必要な場合もあります。
※入居審査および保証会社の審査に在留カードが必要になる場合も多々ございます。
身分証明書（日本国籍をお持ちの場合）
・顔写真がある身分証明書（パスポートコピー(入居されるご家族分も含みます）
・印鑑証明書
・住民票
収入を証明出来る書類
会社の在籍証明書、給与明細書、銀行発行の残高証明書、納税証明書等
賃料保証会社申請
家賃保証会社に連帯保証を代行してもらうことができる個人契約の場合、契約上必須となります。家賃保証会社は基本的に貸主又は管理会社が指定する保証業者です。保証料は家賃（共益費・損害保険等を含む）の１ヶ月分相当の約50～100％（1年契約／1年更新時／1万円）賃貸契約をする時点で支払います。家賃保証会社を利用するにあたっては受託のための審査があります。
連帯保証人（該当者がいる場合）※3親等内の親族と言われる場合も有り
連帯保証人は日本人であることが条件です。
連帯保証人の「収入証明書」、「印鑑証明書」および「確約書」が必要となります。
保証人がいない場合は家賃保証会社を通します。
連帯保証人とは、借主と共に責務を負う人です。家賃未納や設備破損が発生し、借主が支払い義務を果たせなくなったという場合において、連帯保証人が代わって支払いすることになります。連帯保証人は大きな責務を負うため容易には探せません。借主が日本人の場合は、就労で収入を得ている親族が連帯保証人となることが大半ですが、保証人は日本人であることが条件となるため外国人にとっては困難が伴います。企業で就労する外国人の場合は、雇用主に保証人になってもらうことが一つの選択肢です。
緊急連絡先
日本国内で連絡が取れる日本人(携帯電話番号・生年月日・住所･氏名、勤務先名及び勤務先電話番号）
支払い方法
支払い方法は管理会社／保証会社に事前確認が必要となります。
法人契約の場合
身分証明書
在留カードまたはパスポートコピー(入居されるご家族分も含みます）
顔写真がある身分証明書です。
収入を証明出来る書類
会社の在籍証明書、給与明細書等
会社謄本・会社概要（会社の規模によります）
緊急連絡先
日本国内で連絡が取れる日本人(携帯電話番号・生年月日・住所･氏名、勤務先名及び勤務先電話番号）
支払い方法
支払い方法は管理会社／保証会社に事前確認が必要となります。
入居申し込みから契約完了までの流れ
入居申込書を提出し、審査を経て正式な契約が完了するまでの流れは大きく分けると４ステップです；
- 入居申し込みをする
- 入居審査を受ける
- 審査が完了し、重要説明事項の説明を受ける
- 正式に契約する
ステップ１．入居申し込みをする
気に入った物件が見つかったら、直ぐに申し込みをします。申し込みは申込書提出の先着順に受け付けられます。都心部にある外国人向け物件は数が限られているので早めの申し込みは必須です。日本では申し込み段階で取り消してもキャンセル料は発生しません。
ステップ２．入居審査を受ける
入居申込書に沿ってオーナーによる審査が行われます。審査の基準は主に支払い能力、緊急連絡先又は連帯保証人、人物像となっています。通常、審査には３日～１週間ほど掛かります。申込書や必要書類に不備があると通常よりも時間を要します。
ステップ３．審査が完了し、重要説明事項の説明を受ける
不動産会社による重用説明事項の説明は、契約を結ぶ時に受けることが一般的です。重要事項説明とは、不動産会社の宅建取引士による説明によって、物件と契約条件について確認をすることです。日本における宅地建物取引業法により、賃貸借契約を締結するまでの間に、仲介や代理を行う不動産会社は入居予定者に対して賃借物件や契約条件に係る重要事項の説明をすることになっています。貸主と直接に契約を結ぶ場合には説明を受けないこともあります。
ステップ４．正式に契約する
契約書の内容をよく確認し、納得した上で契約を結びます。敷金・礼金が必要とされる場合は、契約時に不動産会社を通じて支払うのが一般的です。
契約のポイント
・言葉の問題がある場合、英語版の契約書を用意してもらえるか事前に確認することをお勧めします。基本日本語の契約書となりますが、外国人向けの物件を取り扱っている不動産会社なら英訳の契約書が入手可能な場合もあります。
・日本では、契約書は印鑑の捺印により締結となるのが通例ですが、外国人に対しては印鑑の代わりに署名で了承してもらえる場合もあります。印鑑の場合は、認印や実印といった求められる印鑑の種類が指定されているので注意を。
・海外から来日して居住を始める場合は、いつから入居するかを考慮して契約を結びます。
また、引越し業者の手配をする場合は引越し日も事前に考慮したいところです。